Déclaration de protection des données
KWIDEA attache une grande importance à la protection des données personnelles qu’elle est amenée à collecter dans le cadre de ses activités. Elle traite ces données avec le plus grand soin et dans le respect des lois et règlements applicables (en ce compris le Règlement Général sur la Protection des Données).
La présente politique a pour objectif de vous informer sur les traitements mis en œuvre et sur vos droits en la matière.
1. Qui traite vos données personnelles ?
Le responsable du traitement est la s.r.l. KWIDEA, dont le siège social est établi 385, Chaussée d’Alsemberg à 1180 Bruxelles, enregistrée sous le numéro d’entreprise 0772.750.993.
2. Quelles données sont traitées, et pourquoi ?
Vos données peuvent être recueillies par KWIDEA dans plusieurs situations :
a) Lorsque vous visitez notre site
Lorsque vous naviguez sur notre site internet, nos systèmes informatiques peuvent collecter automatiquement certaines informations, grâce à des cookies. Il s’agit par exemple de votre adresse IP et des dates, heures et fréquence auxquelles vous accédez à notre site, ainsi que des zones du site que vous avez visitées.
Ce traitement de données doit nous permettre d’établir des statistiques agrégées et anonymes et d’améliorer l’utilisation que vous faites de notre site. En référence à l’article 6, §1 du RGPD, il se base sur votre consentement quant à l’utilisation de nos cookies (article 6, §1, a).
Pour en savoir plus sur les cookies, y compris la façon dont nous les utilisons et les choix dont vous disposez, veuillez consulter notre Politique de Cookies.
b) Lorsque vous nous contactez
Lorsque vous prenez contact avec nous ou que vous nous posez une question (que ce soit via un formulaire accessible sur le site, par mail ou par téléphone), vous aurez à nous fournir des informations vous concernant, pour nous permettre de vous joindre et de répondre à votre demande d’information ou d’assistance.
Les catégories de données personnelles que nous récoltons à la suite de votre demande sont principalement des données d’identification et de contact (comme votre nom et prénom, votre entreprise, votre fonction, votre adresse mail, votre numéro de téléphone et votre adresse).
En référence à l’article 6, §1 du RGPD, ce traitement se base sur votre consentement (article 6, §1, a).
c) Lorsque vous êtes client de KWIDEA pour un service proposé
Lorsque vous passez une commande de prestation de services auprès de KWIDEA, nous sommes amenés à collecter des données personnelles vous concernant pour pouvoir traiter les dossiers qui vous concernent et exécuter la mission que vous nous avez confiée, ainsi que pour gérer la relation contractuelle qui nous lie.
Il peut à nouveau s’agir de données d’identification et de données de contact, mais aussi de données comptables et financières (comme votre numéro de compte bancaire ou votre numéro de TVA) et de toutes autres données ou documents nécessaires au traitement de votre dossier (correspondances, pièces justificatives diverses, etc.).
En référence à l’article 6, §1 du RGPD, ce traitement se base sur l’exécution du contrat (article 6, §1, b).
Certaines données peuvent être utilisées pour effectuer toutes les démarches administratives, fiscales et comptables nécessaires au respect de nos obligations légales et réglementaires, parmi lesquelles nos obligations fiscales et comptables.
En référence à l’article 6, §1 du RGPD, ce traitement se base sur le respect d’obligations légales (article 6, §1, c).
d) Lorsque vous déposez une candidature ou une demande de stage
Si vous êtes un candidat à un emploi ou à un stage chez KWIDEA, vos données feront l’objet d’un traitement pour administrer et traiter votre dossier de candidature ou de demande de stage, et évaluer votre profil par rapport à nos besoins de recrutement.
Les catégories de données traitées dans ce cadre sont des données d’identification et de contact, des données relatives à votre vie académique et/ou professionnelle (diplômes, compétences, qualifications, expériences, etc.) et toutes les données contenues dans votre curriculum vitae.
En référence à l’article 6, §1 du RGPD, ce traitement est nécessaire à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande dans le cadre du traitement de votre candidature (article 6, §1, b).
e) Lorsque vous souscrivez à notre newsletter ou participez à nos événements
Sous réserve d’avoir obtenu votre consentement préalable, vos données d’identification et de contact peuvent être traitées pour vous adresser les newsletters auxquelles vous avez choisi de vous abonner ou pour gérer votre participation à nos événements, concours et autres actions commerciales.
Si vous le souhaitez, vous avez bien sûr le loisir de vous désabonner à tout moment, en cliquant sur le lien de désinscription prévu en bas de nos communications.
En référence à l’article 6, §1 du RGPD, ce traitement se base sur votre consentement (article 6, §1, a).
3. Avec qui vos données sont-elles partagées ?
Nous sommes susceptibles de communiquer vos données personnelles à des tiers dans les cas suivants :
- à des prestataires de services tiers qui interviennent pour notre compte et uniquement sur base de nos instructions (comme), pour autant qu’ils aient un besoin impérieux de prendre connaissance de vos données personnelles pour la mission qui leur est demandée ;
- à certaines autorités ou administrations publiques compétentes (comme l’administration fiscale), lorsque la loi ou toute autre réglementation exige que vos données leur soient communiquées.
KWIDEA limite le transfert de vos données à ce qui est strictement nécessaire et s’interdit de communiquer vos données à qui que ce soit d’autre.
Nous ne partageons jamais vos données avec des entreprises ou des personnes situées en dehors de l’Espace économique européen.
4. Pendant combien de temps vos données sont-elles conservées ?
Nous conservons vos données uniquement le temps nécessaire au regard des finalités décrites ci-dessus :
- Les données relatives à un dossier que vous nous avez confié sont conservées 10 ans après l’achèvement de la dernière mission que vous nous avez confiée ;
- En cas de demande ou de question sur notre site internet qui n’est pas suivie d’une relation contractuelle, vos données sont conservées 1 an après notre réponse ;
- Les documents comptables et fiscaux sont conservés 7 ans après le 1er janvier de la date qui suit le document ;
- En cas de candidature à une offre d’emploi ou de demande de stage, vos données sont conservées 2 ans après la réception de votre curriculum vitae ;
- En cas de souscription à notre newsletter, vos données sont conservées tant que vous ne vous désinscrivez pas ;
- En cas de participation à un événement, vos données sont conservées 1 an après la fin de l’événement.
Vos données peuvent être conservées plus longtemps pour d’autres finalités, par exemple pour se conformer à nos obligations légales (comme nos obligations comptables et fiscales) ou pour pouvoir présenter certaines informations comme preuves dans le cadre d’un litige.
5. Quels sont vos droits ?
Lorsque les conditions prévues par les dispositions légales en vigueur sont réunies, vous pouvez accéder et obtenir copie des données qui vous concernent, les faire rectifier ou les faire effacer, ou encore limiter ou vous opposer à leur traitement. Vous avez également le droit de retirer votre consentement.
Ces droits peuvent être exercés à tout moment auprès de notre délégué à la protection des données, par voie postale à l’adresse indiquée ci-dessus ou par mail à l’adresse info(at)kwidea.be.
Si notre réponse ne vous donne pas satisfaction, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données ou former un recours juridictionnel.
L’Autorité de Protection des Données est joignable aux coordonnées suivantes :
Rue de la Presse, 35
1000 Bruxelles
Tél.: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
E-mail: contact(at)apd-gba.be
6. À qui pouvez-vous vous adresser ?
Pour toute question ou information complémentaire, n’hésitez pas à contacter notre délégué à la protection des données (info(at)kwidea.be).
Kristen Voglaire
- Consultante, formatrice, acheteuse
- 15 ans d’expérience en marchés publics
- Juriste de formation
Partenariats
Lorsque c’est nécessaire, KWIDEA a la chance de pouvoir recourir à des talents indépendants dans les domaines pour lesquels une expertise plus pointue se révèlerait utile (RGPD, propriété intellectuelle, négociations, travaux, …).
KWIDEA a pour vocation d’accompagner les différents acteurs du processus des marchés publics, et de leur en faciliter l’accès, en mettant à leur disposition son expertise et ses outils.
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